Die Grafische Profil-App, von der Marketingabteilungen geträumt haben (und die wir entwickelt haben)

Es passiert schon wieder. Das Vertriebsteam in Malmö hat gerade eine Produktbroschüre an einen wichtigen Kunden verschickt. Das Logo stammt aus dem Jahr 2019. Die Schriftart passt nicht zu Ihrem grafischen Profil. Die Farben sind zwar „nahe genug“, aber nicht ganz richtig. Die Marketingabteilung in Stockholm seufzt, als die E-Mail eintrifft. Zum dritten Mal in diesem Monat.

Trotz klarer Markenrichtlinien, vorgefertigter Vorlagen und umfangreicher Dokumentation tauchen immer wieder Materialien auf, die nicht der Marke entsprechen. Bestehende Design-Tools sind zwar großartig – erfordern aber entweder umfangreiche Schulungen oder bieten zu viel Freiheit. Das Ergebnis ist dasselbe: Materialien, die nicht dem Profil entsprechen, Frustration in der Marketingabteilung und eine geschwächte Markenidentität.

Nach über 20 Jahren Erfahrung in der Erstellung visueller Inhalte für Unternehmen kennen wir bei Multiproduktion dieses Problem von beiden Seiten. Wir haben professionelle Inhalte erstellt und Unternehmen beraten, wenn es um die Markenkonsistenz ging. Deshalb haben wir die Lösung entwickelt, die Marketingabteilungen wirklich brauchen – eine App, mit der Sie die volle Kontrolle über das Design haben, Mitarbeiter aber problemlos lokale Inhalte in Sekundenschnelle statt in Stunden erstellen können.

In diesem Artikel erläutern wir das Problem mit aktuellen Lösungen, zeigen unseren Ansatz mit einem intelligenten Vorlagensystem UND einer zentralisierten Vermögensbank und wie die Kombination das, was früher Stunden dauerte, in Sekunden verwandelt.

Das Problem mit „Do It Yourself“ – Warum vorhandene Tools versagen

Wir lieben moderne Design-Tools. Canva ist fantastisch. Adobe Express ist leistungsstark. Aber die Wahrheit ist: Diese Tools lösen nicht das Problem der Markenkonsistenz für Unternehmen mit mehreren Abteilungen. Sie lösen ein anderes Problem – sie machen Design für jeden zugänglich. Und genau darin liegt das Paradoxon.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben Hunderttausende von Dollar in die Entwicklung einer visuellen Identität investiert. Ihre Agentur hat perfekte Vorlagen geliefert. Sie verfügen über detaillierte Markenrichtlinien. Sie haben sogar Workshops zur Bedeutung einer konsistenten Kommunikation durchgeführt. Und doch sehen Sie Woche für Woche, wie Material produziert wird, das nicht dem Profil entspricht.

Das Problem ist nicht, dass es Ihren Mitarbeitern egal wäre. Das Problem ist, dass vorhandene Tools, egal wie gut sie sind, den Benutzern die Möglichkeit geben, vom Markenimage abzuweichen. Sie können die Schriftart ändern. Die Farben anpassen. Das Logo verschieben. Es vergrößern, verkleinern, drehen – unabhängig von Ihren Richtlinien. Denn das Tool ist auf Freiheit ausgelegt, nicht auf Kontrolle.

Hinzu kommen die Genehmigungsprozesse. Theoretisch sollte alles vor der Veröffentlichung geprüft werden. In der Praxis wird das jedoch zum Flaschenhals. Die Marketingabteilung ertrinkt in Prüfanfragen. Materialien bleiben hängen, während sie auf die Genehmigung warten. Lokale Teams, die schnell handeln müssen, entscheiden sich trotzdem für die Bearbeitung – und schon sind wir wieder am Anfang.

Doch es gibt noch ein viertes Problem, das selten erwähnt wird: verstreute Ressourcen. Das neue Logo befindet sich auf Google Drive. Die Produktbilder des letzten Quartals sind in Dropbox. Jemand hat alle Schriftarten auf seinem Computer. Teamfotos aus der Personalbeschaffung sind in einem anderen System. Wenn der Vertriebsmitarbeiter in Göteborg eine Präsentation halten muss, weiß er nicht, welche Version des Logos die richtige ist oder wo er freigegebene Bilder findet. Also googelt er den Firmennamen und verwendet, was er findet. Meistens sind es alte Versionen.

Vier häufige Fallstricke

Zu viel Freiheit führt zu Chaos. Geben Sie Ihren Mitarbeitern uneingeschränkten Zugriff auf Design-Tools, erhalten Sie hundert verschiedene Interpretationen Ihrer visuellen Identität. Jeder lokale Manager denkt, er würde sich „nur ein wenig verbessern“.

Zu viele Regeln führen dazu, dass niemand das System nutzt. Ist der Prozess zu kompliziert oder erfordert er zu viele Genehmigungen, suchen die Teams nach eigenen Lösungen. Es entstehen Parallelsysteme. Kontrolle ist eine Illusion.

Manuelle Überprüfung ist weder skalierbar noch effizient. Wenn jede Broschüre, Präsentation und jeder Social-Media-Beitrag von der Marketingabteilung überprüft werden muss, kommt die Arbeit zum Erliegen. Man kann nicht 200 Mitarbeiter in Grafikdesign schulen. Aber man kann auch nicht alles überprüfen, was sie produzieren.

Verstreute Assets führen zu einer fehlerhaften Verwendung. Wenn freigegebene Assets an fünf verschiedenen Orten gespeichert sind, kann nicht sichergestellt werden, dass die richtige Version verwendet wird. Das Ergebnis: alte Logos, nicht freigegebene Bilder und veraltet wirkende Materialien.

Wir haben dies in den Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, immer wieder erlebt. Das Problem liegt nicht an mangelndem Ehrgeiz oder fehlenden Tools, sondern daran, dass die Tools nicht auf diesen spezifischen Bedarf zugeschnitten sind.

Was Marketingabteilungen wirklich brauchen

Definieren wir den Heiligen Gral. Wenn Sie frei wünschen könnten, wie würde die perfekte Lösung aussehen?

Mitarbeiter können selbst Materialien erstellen. Vertriebsteams benötigen maßgeschneiderte Präsentationen für verschiedene Kundensegmente. Lokale Niederlassungen möchten in den sozialen Medien über ihre Veranstaltungen berichten. Die Personalabteilung benötigt Onboarding-Materialien. Jeder möchte schnell handeln können, ohne auf das Marketing warten zu müssen.

Materialien sehen immer professionell aus und folgen dem grafischen Profil. Nicht „ungefähr“ oder „nahe genug“ – genau richtig. Das Logo an der richtigen Stelle, in der richtigen Version. Farben, die perfekt zu Ihrer Palette passen. Einheitliche Typografie. Layout, das funktioniert.

Die Marketingabteilung hat die volle Kontrolle darüber, was geändert werden kann. Sie entscheiden genau, welche Elemente gesperrt sind und welche Benutzer anpassen dürfen. Niemand kann „aus Versehen“ etwas ändern, was er nicht ändern sollte.

Alle freigegebenen Assets befinden sich an einem Ort. Bilder, Videos, Logos, Schriftarten, Produktfotos – alles, was Sie zur Verwendung freigegeben haben, ist gesammelt und organisiert. Niemand muss raten, welches Material verwendet werden darf.

Es ist keine Schulung erforderlich. Das System sollte so intuitiv sein, dass jeder es bedienen kann. Beim ersten Mal. Ohne Handbuch.

Der Prozess dauert Sekunden, nicht Stunden. Von der Idee bis zum fertigen, heruntergeladenen Material vergehen Minuten. Was früher einen halben Tag (oder mehrere Tage, wenn es überprüft werden musste) dauert heute weniger Zeit als das Kochen einer Tasse Kaffee.

Das ist keine Science-Fiction. Aber es ist schwer zu erreichen. Es erfordert ein Verständnis von Design, Technologie UND dem gesamten Produktionsablauf. Ein Technologieunternehmen, das den Designprozess nicht versteht, kann es nicht umsetzen. Ebenso wenig kann es eine Designagentur ohne technisches Fachwissen umsetzen.

Es erfordert jemanden, der sowohl in der Produktion als auch im Markenmanagement mitgewirkt hat und die Schwachstellen beider Seiten versteht.

Aufgrund unseres Hintergrunds in der visuellen Produktion haben wir verstanden, dass dies einen anderen Ansatz erfordert – bei dem intelligente Vorlagen auf intelligentes Asset-Management treffen.

Multi-Produktionslösung: Smart-Mall-System mit zentralisierter Vermögensbank

Das Geheimnis liegt nicht nur in intelligenten Vorlagen. Es ist auch nicht nur eine gut organisierte Bilddatenbank. Es ist die Kombination. Wenn beide Teile vorhanden sind und nahtlos miteinander kommunizieren, geschieht die Magie. Was früher Stunden dauerte, dauert heute nur noch Sekunden.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, wie es tatsächlich funktioniert.

Teil 1 – Asset Bank: Eine Quelle der Wahrheit

Für die Marketingabteilung beginnt es hier. Sie laden alle freigegebenen Assets in eine zentrale Bibliothek hoch. Nicht nur Bilder – sondern alles.

Produktfotos vom letzten Fotoshooting. Teamfotos aus dem Büro. Von Ihnen lizenzierte Stockfotos. Videos von Produktdemos und Kundenreferenzen. Alle Versionen Ihres Logos – Farbe, Schwarzweiß, Negativ. Ihre benutzerdefinierten Schriftarten. Dokumente mit Markenrichtlinien. B-Roll von Firmenveranstaltungen. Alles, was das Unternehmen brauchen könnte, finden Sie hier.

Struktur ist wichtig. Sie können Materialien kategorisieren und taggen. „Produkte – Kategorie A – Herbst 2024“ oder „Team – Stockholmer Büro – Managementgruppe“. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass beim Aktualisieren eines Logos die alte Version verschwindet (oder ins Archiv verschoben wird). Es gibt immer nur eine aktuelle Version jedes Assets.

Die Suchfunktion ist intelligent. Suchen Sie nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach Inhalten. „Büroumgebung Sommer 2024“ findet die passenden Bilder, auch wenn sie beim Hochladen „IMG_4726.jpg“ hießen. Die KI-gestützte Suche versteht Kontext und Bildinhalte.

Für Ihre Mitarbeiter ist das ganz einfach. Sie melden sich an. Sie suchen nach dem, was sie brauchen. Sie sehen nur freigegebenes Material. Es gibt keine Unsicherheit, kein Rätselraten. Können sie das Bild im System sehen? Dann ist es zur Verwendung bereit. Punkt.

Teil 2 – Intelligente Vorlagen mit vollständiger Kontrolle

Nun kommt der zweite Teil. Sie verwenden Vorlagen – vielleicht von Ihrer Agentur erstellt, vielleicht intern von Ihrer Marketingabteilung. Das können Präsentationsvorlagen, Social-Media-Vorlagen, Broschürenlayouts, Vorlagen für Stellenanzeigen usw. sein.

Sie laden die Vorlage hoch. Das System liest das Design und identifiziert alle Elemente. Sie gehen es durch und entscheiden, was gesperrt werden soll und was Benutzer ändern können.

Das Logo? Festgelegt. Position, Größe, Farbe – alles ist fix. Die Farbpalette? Festgelegt. Nutzer können nicht mit anderen Farbtönen „experimentieren“. Die Typografie? Festgelegt. Die richtige Schriftart, die richtigen Größen, der richtige Zeilenabstand.

Aber die Überschriften? Die können Nutzer selbst schreiben. Der Fließtext? Angepasst an ihre Bedürfnisse. Die Bildplatzierungen? Hier können sie Bilder einbinden – allerdings nur aus der freigegebenen Asset-Bank.

Für Ihre Mitarbeiter wird der Arbeitsablauf extrem einfach. Sie wählen eine Vorlage aus. „Ich brauche eine Produktpräsentation.“ Klar. Sie sehen sofort, welche Felder sie ausfüllen können. Sie schreiben ihren Titel. Sie geben ihren beschreibenden Text ein. Sie brauchen ein Produktbild – sie gehen zur Asset-Bank, suchen nach dem Produktnamen und ziehen das Bild hinein. Klar. Sie laden es herunter. PDF oder PNG, gebrauchsfertig.

Die Magie der Kombination – Von Stunden zu Sekunden

Vergleichen wir den traditionellen Arbeitsablauf mit unserer Lösung.

Traditionell:

Der Vertriebsmitarbeiter in Malmö benötigt morgen eine Präsentation für ein Kundenmeeting. Er sucht nach der Präsentationsvorlage des Unternehmens. Er findet in Teams eine Version vom letzten Jahr – ist sie die neueste? Er öffnet PowerPoint. Jetzt braucht er das Logo. Wo ist es? Google Drive? Nein. Dropbox? Er findet eines, aber ist es die neue oder die alte Version? Er sendet eine Slack-Nachricht an die Marketingabteilung. „Welches Logo soll ich verwenden?“ Warten.

Jetzt brauchen sie Produktbilder. Sie googeln den Firmennamen und das Produkt. Sie finden einige Bilder, sind sich aber nicht sicher – können sie diese verwenden? Sendet eine neue Nachricht. „Kann ich diese Produktbilder verwenden?“ Er wartet erneut.

Zwei Stunden später liegt ein erster Entwurf vor. Er wird zur Überprüfung an die Marketingabteilung geschickt. „Können Sie das morgen vor dem Meeting überprüfen?“ Am nächsten Tag kommt die Antwort: „Können Sie die Schriftart auf unsere Markenschriftart ändern? Und das Logo ist von 2022, verwenden Sie die neue.“

Gesamtzeit: Mehrere Tage. Mehrere Stunden aktive Arbeitszeit. Frustration auf beiden Seiten.

Mit unserer Lösung:

Der Verkäufer in Malmö meldet sich an. Wählt „Produktpräsentation – Verkaufsgespräch“. 30 Sekunden. Trägt Kundennamen und Produktnamen in die freigeschalteten Felder ein. 1 Minute. Klickt auf Bildplatzierung, sucht Produktnamen in der Asset-Bank, zieht gewünschtes Bild. 30 Sekunden. Fügt ein ergänzendes Bild aus derselben Suche hinzu. 20 Sekunden. Download als PDF. 10 Sekunden.

Gesamtzeit: Unter 3 Minuten. Das Material folgt garantiert dem grafischen Profil. Es ist keine Überprüfung erforderlich. Das Kundengespräch ist gespeichert.

Es geht nicht nur um die Zeitersparnis – obwohl die enorm ist. Es geht um die Freiheit für den Verkäufer, schnell zu handeln. Es geht um die Gewissheit für die Marketingabteilung, dass das Material korrekt ist. Es geht um die Professionalität, mit der jede Präsentation so aussieht, wie sie sein soll.

Intelligente Funktionalität – ganz ohne Kompliziertheit

Hinter den Kulissen passieren Dinge, über die der Benutzer nie nachdenken muss, die aber für ein nahtloses Erlebnis sorgen.

Intelligente Textanpassung. Schreibt der Nutzer eine Überschrift, die länger ist als die Vorlage ursprünglich vorsieht, wird der Text automatisch angepasst. Nicht durch das Aufbrechen des Layouts – sondern durch die Optimierung von Größe und Zeilenumbruch, sodass das Design erhalten bleibt. So wirkt der Text professionell, egal wie lang er wird.

Mehrseitige Unterstützung. Erstellen Sie nicht nur einzelne Seiten, sondern ganze Präsentationen. Jede Seite folgt der Vorlage. Jede Seite bietet die gleiche Kontrolle. Der Benutzer kann Seiten nach Bedarf hinzufügen oder entfernen, das Design bleibt jedoch konsistent.

Variablen zur Personalisierung. Der Verkäufer in Göteborg öffnet eine Vorlage und sein Name, sein Büro und seine Kontaktinformationen werden automatisch eingetragen. Er muss nicht einmal darüber nachdenken. Dieselbe Vorlage für Malmö erhält automatisch die Informationen des Malmöer Büros.

Ihre benutzerdefinierten Schriftarten sind immer verfügbar. Kein „Ich konnte die Schriftart nicht finden, also habe ich stattdessen Arial verwendet.“ Das System hat alle Ihre Schriftarten integriert und wendet sie automatisch an.

Echte Anwendungsfälle

Vertriebsteam: Einer unserer Kunden, ein B2B-Unternehmen mit 15 Vertriebsmitarbeitern im ganzen Land, verbrachte früher 2–3 Stunden damit, kundenspezifische Präsentationen zusammenzustellen. Jetzt dauert es nur noch 3–4 Minuten. Das Team hat Zugriff auf alle aktuellen Produktbilder in der Asset-Datenbank und kann Präsentationen schnell an die Branche oder Bedürfnisse des Kunden anpassen.

Lokale Niederlassungen: Ein anderes Unternehmen mit acht lokalen Niederlassungen hatte Probleme mit Social-Media-Inhalten. Jede Niederlassung wollte über lokale Ereignisse und Erfolge berichten, doch die Inhalte sahen sehr unterschiedlich aus. Nun verwenden sie dieselben Social-Media-Vorlagen, ziehen ihre lokalen Bilder aus der Asset-Datenbank (die nach Niederlassungen markiert sind) und erstellen Inhalte, die einheitlich aussehen, aber lokale Inhalte enthalten.

Personalabteilung: Die Onboarding-Materialien ändern sich ständig, da das Team wächst. Anstatt bei jedem neuen Mitarbeiter einen Designer hinzuziehen zu müssen, kann die Personalabteilung die Onboarding-Präsentationen selbst mit neuen Teamfotos aus der Ressourcendatenbank und aktuellen Informationen aktualisieren.

Veranstaltungen und Messen: Bei der Teilnahme an einer Messe benötigen Sie häufig Roll-ups, Broschüren und andere Materialien, die auf die jeweilige Veranstaltung zugeschnitten sind. Dank des Zugriffs auf veranstaltungsspezifische Bilder in der Asset-Bank und Vorlagen für Messematerialien kann das Veranstaltungsteam schnell und ohne Einsatz von Designressourcen alles Benötigte produzieren.

Recruiting: Stellenanzeigen-Vorlagen mit aktuellen „Arbeiten Sie mit uns“-Bildern, Teamfotos und Unternehmenskultur-Bildern von asset banken sorgen für eine professionelle und einheitliche Vermarktung jeder Stelle – ohne dass HR auf die Marketingabteilung warten muss.

Warum ein Produktionsunternehmen diese Lösung entwickelt hat

Wir haben in den letzten 20 Jahren Tausende von visuellen Inhalten für Unternehmen produziert – von Werbespots und Animationen bis hin zu Unternehmenspräsentationen und Schulungsvideos. Diese Erfahrung hat uns etwas Grundlegendes gelehrt: Asset Management und Markenkonsistenz sind nicht nur Design-Herausforderungen. Sie sind auch Produktionsherausforderungen.

Wir kennen das Problem von beiden Seiten. Als Produzenten wissen wir, wie wichtig es ist, die richtigen Assets organisiert und zugänglich zu haben. In unserem eigenen Studio verwalten wir Tausende von Dateien – Rohmaterial, fertige Produktionen, Kunden-Assets, Audiodateien, Schriftarten. Ohne Ordnung bricht die Produktion zusammen.

Als Berater von Unternehmen kennen wir die Herausforderungen. Wir liefern ein perfektes Imagevideo mit Grafiken, die genau zum Profil der Unternehmen passen. Sechs Monate später stellen wir fest, dass sie in ihren Präsentationen alte Grafiken verwenden oder dass lokale Teams eigene Versionen erstellt haben, die nicht zum Profil passen. Der Frust ist spürbar – sowohl bei uns als auch bei den Marketingabteilungen.

Die Erkenntnis war eindeutig: Die von Technologieunternehmen entwickelten Tools verstehen weder den Designprozess noch den Produktionsablauf. Sie lösen allgemeine Probleme. Markenkonsistenz ist für Unternehmen mit mehreren Abteilungen jedoch kein allgemeines Problem – sie erfordert ein tiefes Verständnis dafür, wie visuelle Inhalte tatsächlich produziert und verwendet werden.

Unsere Kombination ist einzigartig. Wir verfügen über kreatives Know-how aus zwei Jahrzehnten Produktionserfahrung. Wir verfügen über technisches Know-how – wir entwickeln Softwarelösungen und Automatisierungen für unsere eigenen Produktionsprozesse. Wir verstehen das Asset Management, da es den Kern unserer täglichen Arbeit bildet. Und da wir selbst KI und moderne Technologien in unserer Produktion einsetzen, wissen wir genau, wie wir Automatisierung, Qualität und menschliche Kontrolle in Einklang bringen.

Transparenz ist uns wichtig: Das ist nicht unser Kerngeschäft. Wir sind in erster Linie eine Produktionsfirma, spezialisiert auf Film, Video und Animation. Als wir diese Lösung für unsere eigenen Bedürfnisse entwickelten und die Wirkung sahen, wurde uns klar, dass jede Marketingabteilung da draußen mit dem gleichen Problem kämpft.

Wir haben es für uns und unsere Kunden gelöst. Jetzt möchten wir es teilen.

Vom Chaos zur Kontrolle – Erwartete Ergebnisse

Lassen Sie uns konkret darüber sprechen, was Unternehmen bei der Implementierung eines solchen Systems erwarten können.

Sofort

Schluss mit markenfremdem Material. Wenn Benutzer Logos, Farben oder Schriftarten physisch nicht ändern können, verschwindet das Problem. Es ist keine Frage von Training oder Disziplin mehr – das System lässt es einfach nicht zu.

Keine falschen Asset-Versionen mehr. Wenn von jedem Asset nur eine Version im System vorhanden ist und diese immer die aktuellste freigegebene Version ist, verschwindet das Problem alter Logos und veralteter Produktbilder. Sie aktualisieren einmal – alle verwenden automatisch die neue Version.

Die Marketingabteilung muss nicht jede einzelne Broschüre prüfen. Wenn das Material per Definition dem Profil entspricht, entfällt die Qualitätssicherung des Designs. Sie können sich bei der Prüfung auf den Inhalt und die Botschaft konzentrieren, wo diese tatsächlich benötigt werden.

Die Produktionszeit wurde von Stunden auf Minuten verkürzt. Wir haben dies bei unseren Kunden gemessen. Aufgaben, die früher 2–4 Stunden dauerten (einschließlich Wartezeit für die Überprüfung), dauern jetzt 3–5 Minuten. Vertriebsteams können schneller agieren. Lokale Niederlassungen können in sozialen Medien flexibler agieren. Event-Teams können Materialien spontan produzieren.

Mitarbeiter fühlen sich gestärkt. Anstatt bei jeder kleinen Optimierung auf das Marketing angewiesen zu sein, können Teams unabhängig agieren. Sie können die benötigten Inhalte erstellen, wann immer sie sie brauchen, ohne Angst vor Fehlern haben zu müssen.

Langfristig

Stärkere Markenbekanntheit. Wenn alle Ihre Materialien immer und überall einheitlich aussehen, wird Ihre visuelle Identität gestärkt. Kunden und Partner erkennen Sie in Sekundenbruchteilen wieder. Genau so sollte starkes Branding funktionieren.

Massive Zeit- und Kostenersparnis. Bedenken Sie: Wenn 30 % Ihres bisher produzierten Materials überarbeitet oder angepasst werden mussten und jede Runde 2–4 Stunden Arbeit kostete – wie viel Zeit sparen Sie im Jahr? Wie viel kostet diese Zeit das Gehalt der Marketingabteilung? Die Antwort lautet in der Regel Hunderttausende Kronen.

Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen wächst – neue Niederlassungen, neue Produktlinien, neue Märkte – wächst die Lösung mit Ihnen. Fügen Sie neue Vorlagen hinzu. Laden Sie neue Assets hoch. Geben Sie mehr Benutzern Zugriff. Das System kümmert sich darum.

Professionelles Image – überall und jederzeit. Jeder Kontaktpunkt, vom Verkaufsgespräch über Social-Media-Beiträge bis hin zu Messematerialien, repräsentiert Ihre Marke optimal. Das macht den Unterschied zwischen einem großen und etablierten Unternehmen und einem fragmentierten.

Bessere Asset-Verwaltung. Sie erhalten Einblick, was wo verwendet wird. Welche Vorlagen sind am beliebtesten? Welche Bilder werden am häufigsten verwendet? Welche Assets werden nie verwendet? Diese Informationen helfen Ihnen, Ihre Inhalte und Kommunikation kontinuierlich zu verbessern.

Echtes Gespräch aus unserer Erfahrung

Wir kennen Unternehmen, bei denen 30–40 % des gesamten von lokalen Teams produzierten Materials überarbeitet werden müssen, weil es nicht dem Grafikprofil entspricht oder veraltete Assets verwendet. Denken Sie einmal über diese Zahl nach. Fast die Hälfte der gesamten Produktion ist tatsächlich Zeitverschwendung.

Wenn der Verkäufer in Malmö in einer Präsentation vor einem potenziellen Großkunden das Logo von 2019 und das Produktbild von 2022 verwendet, was sagt das über Ihr Unternehmen aus? Wenn die Personalabteilung eine Stellenanzeige mit Teamfotos veröffentlicht, in der die Hälfte der Mitarbeiter nicht mehr arbeitet?

Dies sind keine kosmetischen Probleme. Es geht um unnötiges Geld, Zeit und Frustration. Außerdem entgehen Ihnen Geschäftschancen, wenn die Professionalität in Frage gestellt wird.

Ist diese Lösung die richtige für Ihr Unternehmen?

Nicht jedes Unternehmen benötigt dies. Seien wir ehrlich: Wer profitiert am meisten von einer solchen Lösung?

Perfekt für Unternehmen wie

Sie verfügen über ein bestehendes grafisches Profil, das Sie pflegen möchten. Wenn Sie bereits in eine visuelle Identität investiert haben und wissen, wie diese aussehen soll, ist das perfekt. Wir unterstützen Sie bei der konsequenten Umsetzung.

Beschäftigen Sie mehr als 50 Mitarbeiter in mehreren Büros oder Abteilungen. Je mehr Mitarbeiter Materialien produzieren müssen, desto schwieriger wird es, die Markenkonsistenz aufrechtzuerhalten. Hier liegt der wahre Mehrwert.

Sie bemühen sich aktiv darum, die Materialien markenkonform zu gestalten. Wenn Sie sich in den Szenarien vom Anfang des Artikels wiedererkennen – Vertriebsteams verwenden die falschen Logos, lokale Niederlassungen gehen in Sachen Design eigene Wege –, dann ist dies genau das Richtige für Sie.

Verteilen Sie Ihre Assets auf verschiedene Systeme. Google Drive, Dropbox, SharePoint, lokale Computer – wenn Ihre freigegebenen Bilder, Logos und anderen Materialien überall und nirgendwo sind, benötigen Sie eine Zentralisierung.

Möchten Sie lokalen Teams Autonomie geben, ohne die Kontrolle zu verlieren? Die Balance zwischen Freiheit und Kontrolle ist schwierig. Diese Lösung bietet Ihnen beides.

Sie haben ein Marketingbudget, das für Korrekturlesen und Wartezeiten verschwendet wird? Rechnen Sie nach: Wie viel Zeit verbringt die Marketingabteilung mit der Überprüfung, Korrekturlesen und Überarbeitung von Materialien? Wie viel Produktivität geht verloren, während Vertriebsteams auf Genehmigungen warten? Die Zahlen sprechen in der Regel eine klare Sprache.

Nicht richtig über

Ihnen fehlt ein klares grafisches Profil. Wenn Sie nicht wissen, wie Ihre visuelle Identität aussehen soll, müssen Sie dort ansetzen. Wir von Multiproduktion unterstützen Sie gerne bei der Entwicklung – schließlich ist es unser Kerngebiet.

Nur die Marketingabteilung produziert das gesamte Material. Wenn Sie ein zentralisiertes Modell haben, bei dem kein Material dezentral produziert wird, benötigen Sie dieses System wahrscheinlich nicht.

Sie sind ein sehr kleines Team (unter 10 Personen). Bei dieser Größe ist es oft einfacher, wenn die Kommunikation direkt erfolgt und die Steuerung manuell erfolgt.

Wenn Sie sich in den ersten Kategorien wiedererkennen und neugierig sind, wie dies für Ihre Organisation funktionieren würde, lassen Sie uns reden.

Kontrolle ohne Flexibilitätsverlust

Markenkonsistenz bedeutet nicht nur ansprechende Designvorlagen oder eine einheitliche Bilddatenbank. Es geht darum, die richtigen Tools zu haben, die das Problem, das Sie lösen möchten, wirklich verstehen. Bestehende Tools sind für Designer oder die allgemeine Inhaltserstellung konzipiert. Sie lösen nicht das spezifische Problem, das entsteht, wenn ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen Material produzieren muss, das stets dem Profil entspricht.

Mit unserem Hintergrund als Produktionsfirma – über 20 Jahre Erfahrung in der Erstellung visueller Inhalte, der Verwaltung Tausender Assets und einem umfassenden Verständnis von Markenmanagement – ​​haben wir das Tool entwickelt, das Marketingabteilungen wirklich brauchen. Hier treffen intelligente Vorlagen mit vollständiger Kontrolle auf intelligentes Asset-Management mit allem an einem Ort.

Das Ergebnis ist etwas, das zuvor unmöglich schien: Material, dessen Erstellung Sekunden statt Stunden dauert und das garantiert immer Ihrem grafischen Profil folgt.

Der heilige Gral für Marketingabteilungen. Freiheit für Ihre Teams. Kontrolle für Sie. Professionalität überall.

Möchten Sie sehen, wie es in der Praxis mit Ihren eigenen Vorlagen und Assets funktioniert? Buchen Sie eine Demo, in der wir Sie durch das System führen und Ihnen genau zeigen, wie es für Ihr Unternehmen aussehen würde. Bei Multiproduktion verstehen wir visuelle Kommunikation und Produktionsabläufe – wir zeigen Ihnen, wie Sie die Kontrolle gewinnen, ohne an Flexibilität zu verlieren.

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Häufig gestellte Fragen zur Markenkonsistenz und zu Grafikvorlagen für Unternehmen

• Wie können Unternehmen ein konsistentes grafisches Profil über mehrere Abteilungen hinweg sicherstellen?

  Beschreibungstext: Die größte Herausforderung bei einer einheitlichen grafischen Identität für mehrere Abteilungen besteht darin, Kontrolle und Autonomie in Einklang zu bringen. Traditionell haben Unternehmen zwei Möglichkeiten: Entweder die gesamte Produktion in der Marketingabteilung zentralisieren (was zu Engpässen führt) oder den Abteilungen die Freiheit geben, ihre eigenen Materialien zu erstellen (was oft zu Inkonsistenzen führt).

  Die effektivste Lösung kombiniert drei Elemente. Erstens: technische Kontrolle durch Systeme, die Designelemente, die nicht geändert werden dürfen – Logos, Farbpaletten, Typografie – sperren. Dadurch werden versehentliche Fehler ausgeschlossen. Zweitens: zentrales Asset-Management, in dem alle freigegebenen Bilder, Videos und Grafikelemente gesammelt werden. Wenn Teams nur freigegebenes Material verwenden können, verschwindet das Problem veralteter Versionen. Drittens: flexible, benutzerfreundliche Vorlagen, die die Abteilungen tatsächlich nutzen, anstatt eigene Lösungen zu finden.

  Aus unserer über 20-jährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen wissen wir, dass Schulungen und Richtlinien nie ausreichen. Man kann nicht Hunderte von Mitarbeitern in Grafikdesign schulen und erwarten, dass sie die Regeln perfekt befolgen. Stattdessen müssen Systeme so aufgebaut werden, dass das Richtige auch einfach ist – wo das Befolgen des Profils der natürliche Weg ist und nicht zusätzlichen Aufwand erfordert. Hier

• Was ist Markenkonsistenz und warum ist sie für Unternehmen wichtig?

  Markenkonsistenz bedeutet, dass die visuelle und verbale Identität eines Unternehmens über alle Kanäle und Touchpoints hinweg einheitlich präsentiert wird. Das Logo sieht immer gleich aus, die Farbpalette wird einheitlich verwendet, die Typografie folgt den gleichen Regeln und das Gesamtbild ist einheitlich – unabhängig davon, ob der Kunde der Marke in den sozialen Medien, in einer Präsentation, auf einer Messe oder in einer E-Mail-Signatur begegnet.

  Warum ist das wichtig? Studien zeigen, dass Verbraucher einer Marke sieben bis zehn Mal begegnen müssen, bevor sie sie wiedererkennen und Vertrauen aufbauen. Doch jedes Mal, wenn der visuelle Ausdruck variiert – falsche Farbtöne, unterschiedliche Logo-Versionen, inkonsistente Typografie – wird dieser Zähler teilweise zurückgesetzt. Das Gehirn nimmt sie als unterschiedliche Einheiten wahr und nicht als dieselbe Marke.

  Bei B2B-Unternehmen ist der Effekt noch ausgeprägter. Wenn ein potenzieller Kunde eine Verkaufspräsentation erhält, die nicht dem Eindruck auf der Website entspricht, oder wenn Materialien auf einer Messe anders aussehen als bisher, weckt das Zweifel an der Professionalität. In unserer Arbeit mit der Unternehmenskommunikation haben wir gesehen, wie Inkonsistenz die Glaubwürdigkeit direkt beeinflusst – kleine visuelle Abweichungen haben große Auswirkungen auf die Seriosität des Unternehmens.

• Was sind die häufigsten Probleme mit Geschäftsgrafikvorlagen?

  Das häufigste Problem bei Grafikvorlagen ist, dass sie zu viel Freiheit bieten. Eine PowerPoint- oder Canva-Vorlage mag nach der Erstellung perfekt aussehen, aber der Benutzer kann fast alles ändern – Schriftarten, Farben, Größen, Positionen. Das Ergebnis ist, dass jeder Benutzer „kleine Anpassungen“ vornimmt, von denen er glaubt, dass sie das Design verbessern, und plötzlich sind zehn verschiedene Varianten derselben Vorlage im Umlauf.

  Das andere große Problem ist die Verfügbarkeit und Versionskontrolle. Vorlagen werden per E-Mail verschickt, lokal gespeichert und in verschiedene freigegebene Ordner kopiert. Bald gibt es mehrere Versionen, und niemand weiß, welche die neueste freigegebene ist. Der Vertriebsmitarbeiter in Göteborg verwendet die Version 2022, während das Büro in Malmö das Update 2024 hat. Beide glauben, die „richtige“ Vorlage zu verwenden.

  Ein drittes Problem besteht darin, dass Vorlagen oft die notwendigen Elemente enthalten. Der Benutzer öffnet die Vorlage, muss dann aber in verschiedenen Systemen nach Logos, Produktbildern, Schriftarten und mehr suchen. Diese Hürde führt dazu, dass viele Nutzer stattdessen etwas von Grund auf neu erstellen – was den Sinn von Vorlagen völlig verfehlt.

  Schließlich sind viele Vorlagen nicht für den tatsächlichen Einsatz konzipiert. Eine Präsentationsvorlage mag mit Beispieltext perfekt aussehen, aber wenn der Benutzer längere Überschriften schreibt oder mehr Aufzählungspunkte benötigt, bricht das Layout zusammen. Der Text ragt aus den Rahmen heraus oder wird zu klein zum Lesen. In unserer Produktion haben wir gelernt, dass Vorlagen intelligent genug sein müssen, um reale, vielfältige Anwendungen zu bewältigen – nicht nur ideale Beispiele.

• Wie lange dauert die Erstellung von Marketingmaterialien für lokale Niederlassungen?

  Die Erstellung von Marketingmaterialien für lokale Niederlassungen dauert je nach Faktoren üblicherweise einige Stunden bis mehrere Tage. Müssen die Materialien zentral von der Marketingabteilung geprüft werden, was häufig der Fall ist, kommt es zu zusätzlichen Wartezeiten. In der Praxis sieht der Arbeitsablauf oft so aus: Die lokale Niederlassung verbringt 1–2 Stunden mit der Suche nach Vorlagen und Assets, 1–2 Stunden mit der Erstellung der Materialien, wartet dann 1–3 Tage auf die Prüfung und anschließend 30–60 Minuten auf Korrekturen.

  Gesamtzeit vom Bedarf bis zum fertigen Material: 3–7 Tage, einschließlich mehrerer Stunden aktiver Arbeit. Dies setzt voraus, dass alles reibungslos verläuft – dass die richtigen Vorlagen gefunden werden, dass freigegebene Bilder verfügbar sind und dass nur eine Überprüfungsrunde erforderlich ist.

  In vielen Fällen dauert es sogar noch länger. Wir kennen Beispiele, bei denen lokale Niederlassungen wochenlang auf die Produktion von Grafikmaterial warten müssen, entweder weil die Marketingabteilung eine Warteschlange hat oder weil die richtigen Materialien nicht verfügbar sind und erst erstellt werden müssen. Dies führt oft dazu, dass lokale Niederlassungen entweder aufgeben (und Marketingchancen verpassen) oder die Sache selbst in die Hand nehmen (was zu markenfremdem Material führt).

  Bei modernen Lösungen, bei denen Vorlagen technisch gesperrt und Assets zentralisiert sind, kann derselbe Vorgang 3–5 Minuten dauern. Der Benutzer wählt eine Vorlage aus, gibt Text ein, lädt Bilder aus der freigegebenen Bibliothek herunter und lädt sie herunter. Eine Überprüfung ist nicht erforderlich, da das Material pro Design dem Profil entspricht. Von wochenlangem Warten zu minutenlanger Arbeit – das macht den Unterschied zwischen verpassten Chancen und agilem Marketing.

• Was ist der Unterschied zwischen Asset Management und DAM (Digital Asset Management)?

  Asset Management im weitesten Sinne umfasst die Organisation und Verwaltung digitaler Dateien – Bilder, Videos, Dokumente und andere Inhalte, die ein Unternehmen nutzt. Dabei kann es sich um eine einfache, gut organisierte Ordnerstruktur in Google Drive handeln oder um komplexe Systeme mit Metadaten, Tagging und erweiterter Suche.

  DAM – Digital Asset Management – ​​sind spezielle Systeme und Plattformen für die Verwaltung großer Mengen digitaler Assets auf Unternehmensebene. DAM-Systeme konzentrieren sich auf Langzeitspeicherung, erweiterte Kategorisierung, Rechteverwaltung (wer darf was verwenden), Versionskontrolle und Integration mit anderen Systemen. Sie sind oft komplexe und leistungsstarke Tools, die dedizierte Administratoren erfordern.

  Für Unternehmen, die an Markenkonsistenz arbeiten, ist diese Unterscheidung wichtig. Ein herkömmliches DAM-System eignet sich zwar hervorragend zum Speichern und Organisieren Tausender Assets, löst aber nicht das Problem der Markenkonsistenz. Es besagt nicht: „Dieses Logo kann hier verwendet werden, aber nicht dort“ oder „Diese Farben können zusammen verwendet werden“. Es verknüpft Assets auch nicht so mit Vorlagen, dass eine korrekte Verwendung gewährleistet ist.

  Was Unternehmen wirklich brauchen, ist ein Mittelweg: ein ausreichend ausgereiftes Asset-Management, um Ordnung zu halten, gepaart mit einem Vorlagensystem, das die korrekte Verwendung der Assets gewährleistet. Unserer Erfahrung nach ist es die Kombination, die den Mehrwert bringt – nicht nur das Speichern von Dateien, sondern deren intelligente Verteilung an die richtige Stelle im richtigen Kontext. Ein DAM-System kann sagen: „Hier sind alle unsere Produktbilder.“ Ein Markenkonsistenzsystem sagt: „Hier ist das Produktbild, das Sie in diesem Material verwenden sollten, genau an der richtigen Stelle und in der richtigen Größe.“

• Wie kann verhindert werden, dass Mitarbeiter veraltete Logos und Bilder verwenden?

  Der häufigste Grund für die Verwendung veralteter Logos und Bilder liegt nicht darin, dass Mitarbeiter bewusst alte Versionen auswählen, sondern darin, dass sie nicht wissen, welche die richtige ist. Wenn die Daten über mehrere Standorte, in E-Mail-Anhängen, auf lokalen Computern und in Cloud-Speicherdiensten verstreut sind, ist es unmöglich zu wissen, was aktuell ist.

  Der effektivste Weg, dies zu verhindern, ist die Zentralisierung mit Versionskontrolle. Alle freigegebenen Assets befinden sich an genau einem Ort. Wenn eine neue Version hinzugefügt wird, ersetzt (oder archiviert) sie automatisch die alte. Es gibt nur eine Version des Logos – und zwar die richtige.

  Zentralisierung allein reicht jedoch nicht aus. Wenn Benutzer Dateien weiterhin lokal kopieren können oder alte Versionen im vorhandenen Material verbleiben, bleibt das Problem bestehen. Dies erfordert technische Lösungen, bei denen Assets dynamisch verknüpft statt kopiert werden. Wenn das Logo im System aktualisiert wird, wird es automatisch überall dort aktualisiert, wo es verwendet wird.

  Ein drittes Element ist, das Richtige einfach zu machen. Ist das Auffinden und Verwenden freigegebener Assets kompliziert, greifen Nutzer zu Abkürzungen – sie googeln den Firmennamen und verwenden, was sie finden, oder verwenden alte Dateien, die sie lokal gespeichert haben. Daher muss das System so intuitiv sein, dass es schneller geht, das Richtige als das Falsche zu tun.

  In unserem Studio haben wir keine Toleranz gegenüber veralteten Assets in der Produktion. Jedes Projekt nutzt Material aus unserer zentralen Asset-Datenbank, wo die Versionierung automatisch erfolgt. Aktualisiert ein Kunde sein Logo, wird das alte sofort archiviert. Diesen Ansatz, den wir seit über 20 Jahren verfolgen, haben wir in unsere Systeme integriert, um Markenkonsistenz zu gewährleisten.

• Welche Tools verwenden Marketingabteilungen zur Verwaltung von Markenrichtlinien?

  Marketingabteilungen verwenden traditionell eine Kombination verschiedener Tools, was oft Teil des Problems ist. Markenrichtlinien werden typischerweise im PDF-Format oder als Webseiten dokumentiert – detaillierte Dokumente, die die Verwendung des Logos, Farbpaletten, Typografie, Tonalität und Beispiele für die korrekte Anwendung beschreiben. Diese Dokumente werden über Intranets oder Cloud-Speicherdienste geteilt.

  Für die eigentliche Produktion von Materialien nutzen viele Unternehmen Standardtools wie Microsoft Office, Google Workspace, Canva oder Adobe Creative Suite. Einige Unternehmen investieren in dedizierte Markenportal-Plattformen, auf denen Vorlagen und Assets gesammelt werden. Die Kommunikation zu Markenfragen erfolgt häufig über Slack, Teams oder E-Mail.

  Das Problem bei diesem fragmentierten Ansatz besteht darin, dass sich die Richtlinien an einem Ort befinden, die Tools an einem anderen, die Ressourcen an einem dritten und die Kommunikation an einem vierten. Ein Benutzer, der Material erstellen möchte, muss zwischen all diesen Systemen navigieren, die Richtlinien selbst interpretieren und hoffen, dass er das Richtige tut.

  Fortgeschrittenere Unternehmen nutzen Plattformen wie Frontify, Bynder oder ähnliche, die versuchen, das Markenmanagement an einem Ort zu zentralisieren. Diese Systeme sind oft leistungsstark, aber auch teuer und komplex und wurden für große Unternehmen mit dedizierten Markenmanagern entwickelt.

  Was viele Marketingabteilungen wirklich brauchen, sind nicht noch mehr Tools, mit denen sie jonglieren müssen, sondern ein integriertes System, bei dem Richtlinien in den Produktionsprozess selbst integriert sind. Anstatt zu lesen: „Das Logo sollte in der oberen linken Ecke mit einem Rand von 20 Pixeln stehen“ und dann zu versuchen, dies umzusetzen, steht das Logo automatisch an der richtigen Stelle, wenn der Benutzer eine Vorlage auswählt. Richtlinien werden nicht zu einem Dokument, dem man folgen muss – sie werden zu Regeln, die das System automatisch anwendet.

• Warum ist eine zentrale Bilddatenbank für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen wichtig?

  Wenn Unternehmen mehrere Niederlassungen oder Abteilungen haben, entsteht schnell Chaos bei der Frage, welche Bilder verwendet werden dürfen. Jede Niederlassung baut ihre eigene Sammlung auf – hier ein paar Stockfotos, dort Produktbilder aus einer alten Kampagne, dort Handyfotos vom letzten Event. Das Ergebnis: Das Unternehmen wirkt fragmentiert. Das Stockholmer Büro verwendet einen visuellen Stil, Göteborg einen anderen, Malmö einen dritten.

  Eine zentrale Bilddatenbank löst gleich mehrere Probleme. Erstens die Qualitätskontrolle. Die Marketingabteilung kann sicherstellen, dass alle verwendeten Bilder den technischen und visuellen Standards entsprechen. Keine verpixelten Handyfotos in Marketingmaterialien. Keine nicht lizenzierten Stockbilder, die rechtliche Probleme verursachen könnten.

  Zweitens: Markenkonsistenz. Wenn alle Büros auf dieselbe Bildbibliothek zurückgreifen, entsteht visueller Zusammenhalt. Produkte werden einmal professionell fotografiert, danach werden überall dieselben Bilder verwendet. Bilder der Unternehmenskultur folgen demselben Stil. Eventfotos haben eine einheitliche Qualität.

  Drittens: Effizienz. Anstatt dass jedes Büro eigene Bilder suchen oder erstellen muss, was zeitaufwändig und oft teuer ist, ist alles bereits vorhanden. Benötigt das Büro in Malmö Produktbilder für eine lokale Kampagne? Diese liegen bereits vor, professionell fotografiert und freigegeben.

  Viertens: Aktualisierungen. Wenn ein Produkt aktualisiert wird und neue Bilder aufgenommen werden, werden diese in die zentrale Datenbank eingegeben. Alle Büros haben sofort Zugriff auf die neuesten Versionen. Im Gegensatz dazu werden alte Produktbilder jahrelang von Büros weiterverwendet, die nicht wissen, dass es neue gibt.

  In unserer Arbeit haben wir Unternehmen durch die Einführung eines zentralen Asset-Managements transformieren sehen. Von einer Situation, in der jedes Büro mit dem vorhandenen Material „sein Bestes gab“, hin zu einer Situation, in der professionelle, markenbezogene Assets jedem in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen. Der Unterschied in der externen Wahrnehmung des Unternehmens ist spürbar – von fragmentiert zu einheitlich, von amateurhaft zu professionell.